Die finanzielle Situation von ambulanten Pflegediensten ist angespannt. Manchmal hilft es, bestimmte Abläufe neu zu betrachten und die Buchführung auf Vordermann zu bringen, um sich Spielräume zu erschließen.

Immer wieder hört man von Pflegediensten und Pflegeheimen, die aus wirtschaftlichen Gründen ihren Betrieb einstellen müssen oder befürchten, dies tun zu müssen. So erreichen uns regelmäßig Anfragen, wie einem absehbaren oder befürchteten Minus im Jahresabschluss entgegengewirkt werden kann.

Buchhaltung ordnen und Finanzierungslücken erkennen

Der erste Blick geht dann in Richtung Buchhaltung: Ist hier alles gut sortiert? Für einen ambulanten Pflegedienst sollten mindestens drei Hauptkostenstellen regelmäßig ausgewertet werden: Langzeitpflege (SGB XI), Häusliche Krankenpflege (SGB V) und die sonstigen Leistungen. Nur so lässt sich erkennen, in welchem Bereich eventuell eine Schieflage besteht. Die erzielten Einnahmen können den verschiedenen Bereichen sehr einfach und eindeutig zugeordnet werden. Für die Aufwendungen muss ein sachgerechter Verteilungsschlüssel gefunden werden. Es lohnt sich, diese Bestandsaufnahme zu machen. Denn solange die Defizite in dem einem Bereich durch Überschüsse in einem anderen Bereich ausgeglichen werden, ist der Pflegedienst insgesamt noch gut unterwegs.

In einem weiteren Schritt ist zu klären: Wie haben sich die Ausgaben und Einnahmen entwickelt? Bleibt der Umsatz trotz Preiserhöhungen gleich, weil die Klient*innen weniger Leistungen in Anspruch nehmen? Wie sind die technischen Voraussetzungen? Können die Einsatz-, Fahr- und Fehlzeiten der Mitarbeitenden ausgelesen werden?

Je nachdem, in welchem Bereich die Baustellen zu Tage treten, lassen sich verschiedene Lösungsansätze verfolgen

Häusliche Krankenpflege: Hilfskräfte befähigen

Bei einigen ambulanten Pflegediensten hilft es bereits, die Leistungsgruppe I (LG I) zu öffnen, um fehlende Pflegefachkräfte zu ersetzen. Schon mit einer kurzen Schulung können Pflegehilfskräfte befähigt werden, die Leistungen der LG I erbringen zu dürfen. Die Meldung an die Kassen erfolgt über den Paritätischen Sachsen und ist mit kurzer Vorlaufzeit zum Monatsersten möglich.

Ambulante Langzeitpflege: Preise wirklich kostendeckend gestalten

Hier ist die entscheidende Frage: Ist für jede Leistung eine Kalkulation erfolgt? Denn erst wenn bekannt ist, wie hoch beispielsweise der Aufwand für die kleine Morgenwäsche tatsächlich ist, kann abgeglichen werden, ob der vereinbarte Preis überhaupt kostendeckend ist. Zuzüglich zu jener Zeit direkt am Pflegebedürftigen muss auch die Zeit für allgemeine Aufgaben wie Dienstberatungen oder -übergaben, die Tour-Vorbereitung und die Fahrt berücksichtigt werden.

Bei einer klaren Aufteilung von Aufwand und Ertrag auf die verschiedenen Leistungsbereiche kann der Empfehlung der Pflege-Buchführungsverordnung (PBV) gefolgt und eine Kostenträgerrechnung aufgebaut werden. Hierfür werden die operativen Kosten (ohne Investitionskosten) durch die Anzahl der erbrachten Punkte geteilt. Das Ergebnis ist der kostendeckende Punktwert, der mit dem vereinbarten abgeglichen werden kann. Fällt der Vergleich von Preis und Kosten negativ aus, ist dringend gegenzusteuern. Die PBV gilt allerdings nur für den Bereich des SGB IX.

Hier gibt es Handlungsspielräume, die jeder Träger selbst in der Hand hat. Angefangen mit der Frage, ob die Touren so geplant sind, dass die Mitarbeitenden effizient eingesetzt werden. Ein Ansatz könnte hier sein, die Touren nach Leistungen aufzuteilen. So können sich Pflegefachkräfte auf ihre Vorbehaltsaufgaben konzentrieren.

Einen prüfenden Blick darauf zu werfen, ob der Leistungsumfang noch zu den Bedürfnissen der pflegebedürftigen Person passt, ist ebenfalls ein Ansatz. In einem Beratungsgespräch kann geklärt werden, ob ein höherer Pflegegrad vorliegen könnte und welche Leistungen dementsprechend neu vereinbart werden sollten.

Sonstige Leistungen: Leistungen vollständig abrechnen

Nicht selten höre ich, dass einige Pflegedienste nicht alle Leistungen, die erbracht werden, tatsächlich in Rechnung stellen. Das ist in verschiedenen Fällen aus menschlicher Sicht nachvollziehbar. Immer wieder Leistungen nebenbei und kostenfrei zu erbringen, kann langfristig jedoch nicht gut gehen. Auch gemeinnützige Träger können hier mit einem transparenten und mit Augenmaß erstellten Katalog privat bezahlter Leistungen agieren.

Alles im Blick?

Sie haben alle benannten Aspekte bereits im Blick? Dann sind Sie schon gut gerüstet für das nächste Geschäftsjahr. Ansonsten ist jetzt die Gelegenheit, mit guten Vorsätzen ins neue Jahr zu starten und mit dem Aufbau eines internen Kontrollsystems zu beginnen.

Weiterbildungstipp: „Wirtschaftlicher Erfolg für die ambulante Pflege durch ergebnisorientierte Steuerung“ am 23. August 2024 in Dresden. Alle Informationen und die Online-Anmeldung finden Sie hier.

Kontakt:

Andrea Wetzel (Referat Entgelte)

Tel.: 0351 – 828 71 147
E-Mail: andrea.wetzel(at)parisax.de