Auch im Bereich der Sozialen Arbeit sind die digitalen Kommunikationsmöglichkeiten mittlerweile angekommen. Die Kontaktaufnahme erfolgt über Facebook, WhatsApp und Co. und sorgt für neue Herausforderungen in Bezug auf den Datenschutz. Was dabei zu beachten ist, fast unsere Gastautorin Laura Gosemann zusammen.
Ernsthafter Datenschutz ist für alle sozialen Einrichtungen unverzichtbar, denn die Ratsuchenden bringen den Sozialarbeitern neben ihren Daten vor allem Vertrauen entgegen. Diskrete Gespräche mit Klienten sind nicht für die Öffentlichkeit bestimmt, weshalb vor allem im Hinblick auf die digitalen Möglichkeiten mit Bedacht gehandelt werden sollte.
Grundsätzlich gelten für Träger sozialer Einrichtungen dieselben Bestimmungen wie für andere Unternehmen: die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), welche ab Mai 2018 Anwendung findet. Darin werden der sensible Umgang mit personenbezogenen Informationen, die Auskunftspflicht gegenüber Klienten sowie das Recht auf Löschung derer Daten geregelt. Insbesondere das Einbeziehen der sozialen Netzwerke in die Kundenkommunikation sorgt oftmals für Resignation, denn der Datenschutz scheint dabei besonders leicht umgangen werden zu können.
So bieten beispielsweise auch geschlossene Gruppen bei Facebook nicht genügend Sicherheit, denn durch die Veröffentlichung von Screenshots besteht noch immer die Gefahr der Verbreitung sensibler personenbezogener Daten. Daher sollten vertrauliche Gespräche noch immer bevorzugt telefonisch oder persönlich stattfinden. Träger und Einrichtungen müssen ihre Mitarbeiter in jedem Fall vor der Nutzung sozialer Netzwerke und digitaler Kommunikationskanäle auf mögliche Risiken und Herausforderungen hinweisen. Zudem sollte sich in der Einrichtung jemand befinden, der als zentraler Ansprechpartner in datenschutzrechtlichen Fragen dienen kann.
Die schriftliche Einwilligung als A und O
Zunächst ist es für die Mitarbeiter sozialer Einrichtungen sinnvoll, sich eine schriftliche Einwilligung vonseiten des Arbeitgebers einzuholen, dass sie sich in sozialen Netzwerken und ähnlichem bewegen dürfen. Dabei ist eine Trennung dienstlicher und privater Kommunikation überaus wichtig.
Für soziale Träger bedeutet dies zum Beispiel in Bezug auf die Nutzung von WhatsApp die Bereitstellung eines Dienst-Smartphones. Eine Vermischung privater und beruflicher Daten wird somit von vornherein ausgeschlossen. Zudem greift WhatsApp auf alle im Adressbuch gespeicherten Daten zu. Korrekterweise ist dies nur nach Einverständnis der eingetragenen Kontakte gestattet. Befinden sich auf dem Dienst-Smartphone nur die Kontaktdaten von Klienten, die mit der Einrichtung über WhatsApp kommunizieren wollen und dem zuvor schriftlich zugestimmt haben, werden die Datenschutzrisiken minimiert.
Grundsätzlich müssen auch die Ratsuchenden vor der digitalen Kommunikation über die Risiken und Rahmenbedingungen aufgeklärt werden. Folgende Voraussetzungen müssen für eine gültige Einverständniserklärung gegeben sein:
- Einverständnisfähigkeit des Klienten
- Verständlichkeit der Erläuterungen
- zusätzliche Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten oder Betreuer bei Minderjährigen
- Explizite Erläuterung über die Verwendung der Daten
- freiwillige Abgabe der Einverständniserklärung
- jederzeit möglicher Widerruf
Um die Beteiligten darauf hinzuweisen, dass über den digitalen Kanal keine personenbezogenen oder sensiblen Daten ausgetauscht werden sollten, bietet es sich an, zu Beginn jedes neuen Chats eine automatische Standardnachricht zu verschicken. Spezifische Angaben sollten anschließend telefonisch oder persönlich besprochen werden.
Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist es daher sinnvoll, die digitalen Kommunikationskanäle zwar als Anlaufstellen für die Kontaktaufnahme, jedoch nicht zu konkreten Fallabstimmung zu nutzen.
Über die Autorin: Laura Gosemann hat Germanistik und Linguistik an der Universität Potsdam studiert und ist derzeit als freie Journalistin für verschiedene Verbände tätig. In Ihren Artikeln behandelt sie Themen wie das Verkehrs-, Sozial- und Strafrecht sowie den Datenschutz.
Der Beitrag entstand in Kooperation mit dem kostenlosen Ratgeberportal www.datenschutz.org.
Im Weiterbildungsangebot des Paritätischen Sachsen finden Sie mehrere Seminare zu Datenschutzfragen in der Sozialen Arbeit.