Viele Pflegedienstleitungen (PDL) sind wie ein Schweizer Taschenmesser: sie stellen sehr hohe Ansprüche an sich selbst und übernehmen dabei Verantwortung für viele Bereiche gleichzeitig. Angefangen von der Beratung von Patient:innen und Angehörigen, über Mitarbeiter- und Betriebsführung bis zum Qualitätsmanagement (QM). Auf Dauer ist das nicht gesund, stresst und führt vielleicht auch zu Fehlern. Was hilft ihnen dabei, sich zu entlasten und hier und da auch mal loszulassen?

Der Gelassenheit eine Chance geben

Stellen Sie sich vor, nichts bringt Sie aus der Ruhe: Sie sind im Urlaub und erfahren von Ihrer Vertretung, dass am nächsten Tag der Medizinische Dienst erwartet wird. Sie bleiben ganz gelassen, weil Sie vorgesorgt haben. Weil sich Ihr QM in einem sehr guten Zustand befindet, strukturiert und dokumentiert, so dass sich auch Ihre Vertretung gut darin zurechtfindet. Eine notwendige Voraussetzung: gute Vorbereitung!

Entscheiden Sie sich, zu delegieren!

Sie müssen nicht alles allein stemmen: Verteilen Sie Aufgaben auch auf andere Schultern im Team, schnüren Sie Arbeitspakete, verteilen Sie z. B. Expertenstandards auf einzelne Personen. Oder bearbeiten Sie Standards und Arbeitspakete im Tandem, damit auch andere sicher im Thema sind. Benennen Sie Stellvertreter*innen für bestimmte Prozesse oder Inhalte: Sie selbst prüfen lediglich und geben frei.

Fallstrick Informationsverteilung

Wenn allerdings mehrere Personen mit dem Erstellen, Freigeben und Ändern von Dokumenten, kurz: mit dem Dokumentenmanagement, betraut sind, braucht es eine klare Struktur, in der sich alle zurechtfinden.

Was nicht mehr funktionieren wird: Datenschutzregelungen in einem Ordner, Verfahrensanweisungen in einem anderen und Kenntnisnahmen liegen ganz woanders. Auch wenn Sie das System durchschauen, woher weiß Ihre Vertretung, welche Information aktuell ist?

Ihre Dokumentenlenkung kann an eine Software für QM delegiert werden. Diese managed die Informationsverteilung im Hintergrund. Sie sorgen dafür, dass Ihre Dokumente als Texte oder Organigramme in das digitale „Handbuch“ überführt werden und verteilen klare Zuständigkeiten für Änderungen, Freigaben und Kenntnisnahmen.

Der MDK-Überprüfung gelassen entgegengehen

Bleiben wir bei unserem Beispiel: Mit einer guten Qualitätsmanagementsoftware lassen sich auch fachbezogene Mustervorlagen integrieren, z. B. der „MDK-Prüfkatalog ambulante Pflege“ – gemäß den aktuellen Prüfrichtlinien nach § 114 SGB XI. Der MDK-Erhebungsbogen ist dann als Checkliste Bestandteil Ihres digitalen Handbuchs. Damit gewinnen Sie nicht nur einen guten Einblick in die Vorgehensweise des Medizinischen Dienstes, es lassen sich auch alle geforderten Dokumente entlang des Erhebungsbogens hinterlegen. Das ist besonders entlastend für Sie als PDL und QM-Beauftragte.

Damit Sie wirklich entspannt in Urlaub fahren können, gilt es zum einen, den Fragebogen durchzuarbeiten, so dass alle wesentlichen Regelungen abgedeckt sind – aber vor allem, die Antworten so zu hinterlegen, dass auch andere jederzeit auf die aktuelle Fassung zugreifen können.

Die Fragen des MDK lauten zum Beispiel:

• Gibt es wirksame Regelungen innerhalb des Pflegedienstes, die die Einhaltung des Datenschutzes sicherstellen?
• Sind Verantwortungsbereiche und Aufgaben verbindlich geregelt, also z. B. die Organisationsstruktur in Form eines Organigramms?

Sie verlinken im ersten Falle Ihre Datenschutzregelung und im zweiten das entsprechende Organigramm, das Sie sogar mit der Software erstellen können. Steht nun tatsächlich eine überraschende Prüfung an, lassen sich die Informationen jederzeit per Klick präsentieren – und zwar garantiert in der aktuellen Version.

Mit diesem intelligenten Werkzeug, hinter dem sich ein gut aufgebautes Qualitätsmanagement verbirgt, meistert Ihre Einrichtung entspannt jede Überprüfung – egal, ob Sie persönlich vor Ort sind oder Ihre Vertretung. Denn eine gute Qualitätsmanagementsoftware präsentiert die Inhalte so gut strukturiert und nutzerfreundlich, dass sich der Medizinische Dienst im Grunde allein hindurchklicken könnte.

Also: Schaffen Sie sich eine Entlastung, auf die Sie sich wirklich verlassen können, und genießen Sie Ihren Urlaub!

Im kostenfreien Webinar "Zeit gewinnen durch digitales QM!" gibt es Antworten auf die die Frage, wie genau man durch den Einsatz von Software, Zeit sparen kann. Und es gibt einen Einblick in die im Pflegebereich bewährten Funktionen eines QM-Systems.

Die Termine sowie die Anmeldung finden Sie hier.

Die Autorin: Ines Lehrke ist zuständig für Customer Success bei der orgavision GmbH, die sich auf digitale QM-Dokumentation spezialisiert hat. Orgavision ist Rahmenvertragspartner des Paritätischen Gesamtverbandes.